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Reforma de oficinas
El proceso de reforma de una oficina puede ser tan emocionante como estresante, por lo que es importante tener un plan detallado lo antes posible.
Empresa de Reformas Excelent, está aquí para guiarte en los pasos más importantes de la reforma de una oficina. Desde la identificación de tus principales prioridades y la determinación del presupuesto y el calendario hasta la formación del equipo adecuado y la creación de un plan de comunicación, te ofrecemos nuestras 10 estrategias para una reforma de oficina:
Determina las consideraciones clave
Si estás planeando la reforma de tu oficina, probablemente tengas al menos un objetivo en mente. Lo que quizá no sepa es cómo puede afectar a todo lo demás.
Por ejemplo, si estás pensando en transformar tu oficina en una disposición de concepto abierto, ¿has considerado cómo se adaptarán tus empleados? Sin cubículos ni paredes en los bordes, el sonido se desplazará, lo que puede crear interrupciones de ruido que distraigan a los empleados y dificulten la productividad.
Para definir claramente tus objetivos de reforma, dedica el tiempo necesario para pensar detenidamente en los puntos en los que tienes problemas en la distribución actual de tu oficina.
He aquí algunas preguntas que te harán reflexionar:
¿Necesitas una nueva distribución?
La distribución de las oficinas abiertas está en todas partes, este tipo de diseño de oficina fomenta la colaboración.
Sin embargo, para que este plan funcione, tendrás que planificar a fondo una nueva distribución y considerar dónde se ubicará cada empleado. No querrás poner a los dependientes que siempre están al teléfono junto a los empleados que necesitan tranquilidad para concentrarse.
¿Necesitas más integración audiovisual?
¿Quieres implementar o mejorar las capacidades audiovisuales de una sala de conferencias o de juntas? Es increíble a dónde ha llevado la tecnología a la oficina moderna, así que puede ser el momento de invertir en algunas mejoras tecnológicas.
¿Necesitas una mejor gestión del sonido?
Si el ruido viaja más rápido que la velocidad de la luz en tu oficina, puedes considerar la posibilidad de invertir en aislamiento acústicos o de enmascaramiento del sonido. Éstos pueden ayudarte a controlar los niveles de sonido para que tus empleados se mantengan concentrados y los visitantes no se desanimen por tu bullicioso espacio de trabajo.
¿Quieres un entorno más atractivo visualmente?
¿Tus paredes son blancas y están vacías? ¿Tu espacio parece aburrido? Puedes animar el conjunto incorporando arte en las paredes o gráficos corporativos y ambientales a juego con tu marca. Dedica el tiempo necesario para seleccionar telas que coincidan con los colores de tu logotipo o ilustraciones que incluyan fotos de tu equipo demuestra el orgullo de tu empresa y hace que tu oficina sea acogedora y memorable.
¿Quieres una oficina energéticamente eficiente?
Si estás añadiendo tecnología, la incorporación de ciertos tipos de productos puede ayudar a que tu oficina sea mucho más eficiente energéticamente.
También puedes preguntar a tus empleados si hay algún cambio específico que les gustaría ver. Es posible que hayan tenido problemas que tú desconoces por completo, así que conocer su opinión sólo puede mejorar tu oficina. Al fin y al cabo, ellos también van a trabajar allí. Además, la reforma de tu oficina puede servir como otra forma de atraer y retener a los empleados.
Piensa en tus planes de futuro
Es fácil pensar en el aquí y ahora, pero es importante tener en cuenta el futuro. ¿Con qué frecuencia quieres reformar tu oficina? Al tratarse de un proyecto tan grande, probablemente no quiera hacerlo con demasiada frecuencia. Por eso, en la fase de planificación, debes tener en cuenta los objetivos a largo plazo de tu empresa.
Piensa en el posible crecimiento de la empresa. ¿Podrías necesitar más espacio dentro de un año? ¿Necesitarán ciertos empleados despachos privados? ¿Prevé la necesidad de más salas de conferencias o espacios para reuniones? Es importante que evalúes tu ubicación actual para ver si hay ventajas o servicios que no haya tenido en cuenta. ¿Podrías ahorrar dinero trasladándote a otra planta dentro del mismo edificio?
También es importante tener en cuenta si el espacio es de tu propiedad, o si es alquilado, la duración de tu contrato.
Piensa en la sostenibilidad
Una de las últimas tendencias en el diseño de edificios es la sostenibilidad, e incorporarla a la reforma de tu oficina no sólo es una buena medida medioambiental, sino que puedes ahorrarte dinero.
La iluminación, la calefacción y la refrigeración son las tres operaciones que más energía consumen en una oficina. Hacer pequeños cambios en una de estas operaciones (o en las tres) puede suponer un gran ahorro.
Otras ideas de ahorro sostenible son:
- Realiza una auditoría energética
- Utiliza la luz natural cuando esté disponible
- Instala iluminación con sensor de ocupación
- Instala grifos con sensor de movimiento en la cocina o los baños
- Compra muebles usados de calidad
- Opta por las teleconferencias cuando sea posible para ahorrar tiempo y dinero
Se realista
Puede que quiera hacerlo todo de una vez, pero puede que un proyecto de reforma integral de una oficina no esté al alcance de tus manos en este momento. ¿Cuáles son los costes/beneficios de reformar todo a la vez o por fases? Tener flexibilidad con el calendario puede ahorrarte dinero a largo plazo.
En cualquier caso, es importante hacer números y pensar en cómo afectará el proyecto de reforma de la oficina a la productividad de los empleados y a los resultados.
Determina tu presupuesto de reforma
El factor que menos gusta a todo el mundo es el presupuesto, pero probablemente sea el más importante.
El presupuesto puede ser decisivo para el proyecto, por lo que debes tener una idea clara de lo que es factible para tu empresa desde el principio.
Resulta útil investigar primero para tener una estimación aproximada de los costes de los materiales con las que quizá no estés familiarizado.
Reúne al equipo adecuado
No puedes reformar una oficina por tu cuenta, así que debes reunir a un equipo experimentado. Habrá códigos y reglamentos de construcción específicos que quizá no conozca, por lo que consultar a los profesionales es siempre tu mejor opción.
Las empresas de reformar que necesites dependerán en última instancia de tu proyecto, pero algunos de los más comunes son:
- Electricistas
- Arquitectos
- Fontaneros
- Diseñadores de interiores
Para asegurarte de que trabajas con socios de confianza, debes pedir referencias o ver un portafolio de su trabajo. Espera que los posibles contratistas te proporcionen un resumen detallado de sus planes, un presupuesto exacto, informes frecuentes sobre los progresos realizados y cualquier otro detalle específico que puedas necesitar.
A nivel interno, también debes designar a determinados miembros de tu equipo para que participen en el proceso de reforma de la oficina. Necesitarás que estas personas estén en comunicación directa con los contratistas, para que el estado del proyecto y las instrucciones queden claras.
Es importante buscar la ayuda de alguien que entienda todos los aspectos de la reforma de una oficina, desde la insonorización y la acústica hasta las necesidades audiovisuales y el diseño gráfico ambiental.
Elabora un programa y un calendario
La programación de tu proyecto deberá funcionar tanto para ti como para tus empleados. Si tienes un calendario estricto, como la necesidad de espacio adicional en una fecha determinada para dar cabida a una afluencia de nuevos empleados, informa a todas las personas con las que trabajes por adelantado.
Asegúrate de que los empleados no se vean afectados
Además de cumplir los plazos, también debes tener en cuenta cómo afectará a tus empleados el hecho de trabajar en una obra de reforma activa. ¿Habrá grandes interrupciones en la productividad? ¿Habrá problemas de seguridad para los empleados? Puede ser difícil, pero puedes intentar programar las reformas fuera del horario de oficina para evitar cualquier conflicto.
Quieres que tus empleados estén bien adaptados y sean productivos, pero la realidad es que un proyecto de reforma en la oficina puede distraer y perturbar. Es importante ser lo más proactivo posible, comunicar claramente el calendario y minimizar las posibles molestias a tu personal.
Crea un plan de comunicación
Es importante que todas las partes implicadas (y los empleados) estén de acuerdo, por lo que recomendamos crear un plan de comunicación global.
Determina con qué frecuencia y a través de qué medios mantendrás a todos al día. ¿Habrá controles diarios? ¿Reuniones semanales? ¿Se enviarán correos electrónicos detallados a los empleados?
También es importante incorporar reuniones a tu plan de comunicación. Esto da a todos los implicados la oportunidad de reunirte cara a cara (si esto no es una opción, recomendamos las videoconferencias).
Sea cual sea la programación, mantén a tus empleados informados. Una rápida reunión de empresa y una actualización rutinaria del estado del proyecto serán de gran ayuda.
No olvides los toques finales
Cuando pienses en la reforma de una oficina, es probable que pienses en la distribución, la construcción y las mejoras tecnológicas. Aunque todo esto es cierto e importante, también debes pensar en los toques finales que pueden embellecer la remodelación de tu oficina y llevarla al siguiente nivel.
Los accesorios de oficina pueden dar un toque especial a un espacio recién renovado y causar una primera impresión duradera. Piensa en colocar plantas o flores en macetas, nuevas lámparas y accesorios de iluminación.
También hay que tener en cuenta el exterior del edificio. ¿Necesitas mejorar el paisaje? ¿Los carteles necesitan una nueva capa de pintura? El proceso de reforma puede ser largo, pero no pierdas de vista tu objetivo.
